Bật mí cơ bản về tổng đài nội bộ

Bật mí cơ bản về tổng đài nội bộ

1. Tổng đài nội bộ là gì ?

       Tổng đài nội bộ là một hệ thống chuyển mạch giúp các thiết bị đầu – cuối có thể thực hiện cuộc gọi để liên lạc với nhau và có thể liên lạc với bên ngoài bằng số thuê bao thông qua các đường trung kế của nhà cung cấp. 

       Từ khi đưa tổng đài vào sử dụng thì công nghệ tổng đài đã có những bước phát triển to lớn. Đầu tiên là tổng đài nhân công mà các chức năng chung đều do nhân công thực hiện. Sau đó là những tổng đài điện cơ bán tự động, nó được xây dựng trên cơ sở nguyên lý chuyển mạch từng nấc, chuyển mạch ngang dọc. Tiếp theo đó là những tổng đài điều khiển theo chương trình ghi sẵn cho tín hiệu số đã được xử dụng rộng rãi trên phạm vi toàn thế giới với số lượng và chủng loại ngày càng đa dạng, phong phú hơn.

      Tổng đài nội bộ có thể là thiết bị phần cứng hoặc phần mềm có thể đáp ứng số cuộc gọi tùy theo nhu cầu của người dùng. Có thể sử dụng các giải pháp trả phí của hãng hoặc các phần mềm miễn phí để tiết kiệm chi phí. Tùy vào nhu cầu liên lạc mà có thể lựa chọn giải pháp tổng đài cho phù hợp.

2. Tổng đài nội bộ có chức năng gì ?

        Từ những yêu cầu về khả năng giao tiếp qua điện thoại giữa nhân viên trong công ty hoặc liên lạc trực tiếp qua điện thoại giữa nhân viên với khách hàng. Để đáp ứng nhu cầu của nhân viên và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp thì giải pháp tổng đài được ra đời. Việc liên lạc giữa nhân viên trong công ty và giữa các chi nhánh là hoàn toàn miễn phí. Tất cả các nhân viên sẽ liên lạc với khách hàng thông qua số điện thoại của công ty để tăng cường sự tin tưởng với khách hàng. Mỗi công ty, doanh nghiệp có số điện thoại cố định; mỗi nhân viên có một số nội bộ để liên lạc với nhau.
Đây cũng là chức năng cơ bản của tổng đài nội bộ: “Liên lạc nội bộ miễn phí, cố định, linh hoạt”

Với những doanh nghiệp đã sử dụng các số cố định từ thời kì đầu thì cũng hiểu rằng chỉ có thể liên lạc được thông qua chiếc điện thoại analog duy nhất được đặt tại công ty. Và dịch vụ thường được sử dụng là lời chào (hay còn gọi là nhạc chờ) khi khách hàng gọi đến, muốn sử dụng thì phải trả phí cho nhà cung cấp dịch vụ. Ngoài ra tổng đài nội bộ còn hỗ trợ rất nhiều các dịch vụ có thể sử dụng như: chặn số gọi đến, quy định thời gian gọi, ghi âm cuộc gọi, chuyển cuộc gọi, chuyển cuộc gọi đến số cá nhân, IVR,… 

Chức năng thứ hai: “Hỗ trợ nhiều dịch vụ nội bộ”

3. Ai cần sử dụng tổng đài nội bộ ?

• Các công ty, văn phòng, trường học, nhà hàng, khách sạn,… hoặc cá nhân có nhu cầu về liên lạc qua điện thoại cho nhân viên.
• Những cá nhân cần tiết kiệm và tối ưu chi phí liên lạc.
• Doanh nghiệp cần quản lý việc liên lạc của nhân viên như quản lý cước gọi, quản lý số gọi, can thiệp vào cuộc gọi của nhân viên khi cần thiết. Cần nhân viên dùng số công ty để liên lạc với khách hàng.
• Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc chi nhánh ở nước ngoài muốn liên lạc nội bộ với nhau.

4. Các hãng tổng đài trên thị trường

Trên thị trường có rất nhiều hãng lớn và nhỏ như: Panasonic, Siemens, Erission, Avaya,.. ngoài ra còn có các hãng như: Grandstream, Yeastar,.. 

Tổng đài nội bộ bao gồm 2 loại cơ bản:

• Một  là tổng đài từ thế hệ đầu đến nay là analog,
• Hai là tổng đài IP sử dụng công nghệ truyền thoại qua Internet.

5. Làm cách nào để xây dựng được tổng đài nội bộ

     Để doanh nghiệp sử dụng được tổng đài nội bộ thì cách đơn giản nhất là tìm kiếm các đơn vị cung cấp thiết bị hoặc phần mềm tổng đài để chọn sử dụng, có thể mua các tổng đài có được tích hợp sẵn vào phần cứng tùy theo nhu cầu sử dụng mà chọn tổng đài phù hợp. 

     Các hãng cũng cung cấp tổng đài IP mà không cần mua bất kì thiết bị phần cứng nào để có thể sử dụng đó là giải pháp tổng đài cloud chạy trên nền tảng asterisk và freeswitch

     Một tổng đài tiết kiệm chi phí từ việc xây dựng đến quản lý là giải pháp ưu tiên của các doanh nghiệp hiện nay, để đáp ứng được các yêu cầu trên thì có thể thự xây dựng tổng đài IP trên một máy tính hay server tại công ty. Công ty có thể tự thực hiện từ việc xây dựng đến việc quản lý. Một số tổng đài nội bộ được cung cấp miễn phí đó là FreePBX, FusionPBX được phát hành các bản cài đặt tích hợp trong một file nén ISO duy nhất. Chỉ cần cài đặt trên một máy tính là có thể đáp ứng được nhu cầu của một công ty.

Xem thêm: Cách xây dựng tổng đài FreePBX, cách để xây dựng tổng đài FusionPBX

6. Tổng đài nội bộ rất đơn giản

    Tổng đài nội bộ hiện nay rất đơn giản để sử dụng, đa số các tổng đài hiện nay đều có giao diện đơn giản và thân thiện với người dùng, chỉ cần sử dụng giao diện web để cài đặt, cấu hình tất cả các dịch vụ cho phép.

Đơn giản để có thể sở hữu cho công ty một tổng đài với tất cả các dịch vụ đi kèm.

Đơn giản để xây dựng. Một tổng đài IP có thể cài đặt trên một máy ảo hoặc máy tính để bàn.

Tham khảo khóa học quản trị tổng đài ảo: Khóa học VoIP, Khóa học Linux

Thông tin khóa học VoIP Admin: tại đây

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ:
🔗 Website: https://tel4vn.edu.vn/
🔗 Fanpage: https://www.facebook.com/tel4vn
🏠 Địa chỉ: 82/2/9 Đinh Bộ Lĩnh, F.26, Q.Bình Thạnh, TP.HCM
☎️ SĐT: 028 3622 0868
📩 Email: tuyensinh@tel4vn.com